POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y PRIVACIDAD DE DATOS PERSONALES

Consideraciones Generales

Buscando proteger el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se almacene sobre ellas en bases de datos o archivos, ESTRADA GÓMEZ ABOGADOS (en adelante "La Firma") establece las presentes políticas para el uso, administración, transmisión y demás actividades que involucren datos personales.

El artículo 15 de la Constitución Política de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona a su intimidad y buen nombre. Por consiguiente, la información privada de las personas está sujeta a estricta reserva, por lo cual nadie que posea información confidencial o datos personales recolectados con ocasión de una relación contractual o de asesoría, puede usarla para propósitos distintos para los cuales le fue entregada.

La Firma considera que uno de los elementos principales en los que se sustenta la confianza de sus clientes lo constituye la apropiada salvaguarda de su información (amparada adicionalmente por el secreto profesional del abogado) y la efectiva limitación de su uso conforme a la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 y demás disposiciones legales aplicables.

1. DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Es el conjunto organizado de información de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los relativos a la salud, historia clínica, vida sexual, datos biométricos, origen racial, entre otros.
• Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento (clientes, prospectos, empleados, proveedores).
• Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

La Firma desarrolla el Tratamiento respetando las normas vigentes y aplicando de manera armónica e integral los siguientes principios:

• Principio de legalidad: Al Tratamiento de la información le será aplicable lo establecido en la Ley 1581 de 2012.
• Principio de finalidad: El Tratamiento obedece a una finalidad legítima, la cual es debida y previamente informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo se ejerce cuando se cuenta con el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta al Tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Principio de transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas. La Firma garantiza que los datos personales no estarán disponibles en Internet u otros medios masivos, salvo acceso técnicamente controlable.
• Principio de seguridad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la estricta reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación legal o contractual con La Firma.
• Principio de temporalidad: El periodo de conservación será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se ha recolectado o por los tiempos de prescripción legal.

3. ALCANCE Y OBLIGATORIEDAD

Esta política aplica para todos nuestros clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y visitantes. Estas directrices son de obligatorio y estricto cumplimiento. Cualquier incumplimiento donde resulte comprometida la confidencialidad, privacidad o integridad de la información constituye una falta grave que puede derivar en la terminación de contratos y el establecimiento de procesos legales bajo las normas aplicables. El uso de la información de La Firma debe ser realizado única y exclusivamente para fines del negocio jurídico y nunca para propósitos personales.

4. FINALIDAD DE LOS DATOS Y TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

La Firma utilizará los datos personales proporcionados para las siguientes finalidades:

A. Finalidades Generales:

• Cumplir con normas legales de conocimiento del cliente.
• Establecer, mantener y profundizar la relación contractual o de mandato judicial.
• Efectuar labores de comercialización, ofrecimiento, promoción de servicios jurídicos y de asesoría, mercadeo e investigaciones estadísticas.
• Enviar mensajes que contengan información legal, comercial, de mercadeo, institucional, o de productos o servicios vía teléfono celular, correo electrónico, WhatsApp o cualquier otro medio.
• Gestionar la facturación, cartera, cobranza y reportes de cumplimiento e incumplimiento de obligaciones dinerarias (si hubiere lugar).
• Transferir o transmitir datos a peritos, investigadores, abogados aliados o proveedores requeridos para la correcta ejecución del servicio contratado.

B. Tratamiento de Datos Sensibles (Historia Clínica):

Dada la naturaleza de los servicios jurídicos, La Firma podrá recolectar y tratar datos sensibles, incluyendo aquellos relativos a la salud y la historia clínica del Titular. Este tratamiento se rige por las siguientes reglas restrictivas:

• El Titular será debidamente informado de que no está obligado a autorizar el tratamiento de dichos datos sensibles.
• Estos datos serán recolectados, almacenados y analizados con la única y exclusiva finalidad de integrarlos en el análisis jurídico de viabilidad para poder prestar una asesoría completa, oportuna y estructurada desde el punto de vista jurídico en el caso particular encomendado.
• La información estará protegida bajo estrictos estándares de secreto profesional y confidencialidad absoluta.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Firma.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe por Ley.
• Ser informado respecto del uso que se le ha dado a sus datos.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales.

6. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

En su calidad de responsable, La Firma se compromete a:

• Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad y confidencialidad.
• Actualizar y rectificar la información cuando sea incorrecta.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares.

7. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Los Titulares, o sus causahabientes que acrediten tal calidad, podrán ejercer sus derechos a través de los canales de comunicación dispuestos por La Firma (Ver Sección 8).

Consultas:

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos (Corrección, actualización, supresión o revocatoria):

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita con la identificación del Titular, descripción de los hechos, dirección de notificación y documentos de prueba.

• Si resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane. Transcurridos dos (2) meses sin presentar la información, se entenderá desistido.
• Si está completo, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles. Si no fuere posible, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes.

Nota: La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de La Firma. El Titular sólo podrá elevar queja ante la SIC una vez haya agotado este trámite de consulta o reclamo.

8. CANALES DE ATENCIÓN Y COMUNICACIÓN

Para el ejercicio de los derechos conferidos por la Ley, presentación de consultas, quejas o reclamos, La Firma designa como responsable de la atención a:

9. VIGENCIA Y CONSERVACIÓN

La presente política rige a partir de su publicación. La información de los Titulares se mantendrá mientras se encuentre vigente la relación contractual y/o finalidad autorizada, y se conservará posteriormente durante los tiempos establecidos por las normas especiales aplicables, prescripciones legales y archivo judicial.